Lebovits Ágnes

MIT NEVEZHETÜNK PROJEKTNEK?

Az alábbiakban megpróbáltuk összefoglalni mindazon jellemzőket, amelyek a projektet illetve az ún. "projekt-típusú gondolkodást" jellemzik.

A projekt:

A projektmunka szakaszai
  1. projekttervezés
  2. projekt-megvalósítás
  3. értékelés-zárás

1. A PROJEKTTERVEZÉS

Fontos észben tartani, hogy az alábbi tervezési fázisok nem kronológiai rendbe vannak állítva, hiszen vannak olyan tevékenységek, melyeket egy időben, egymással párhuzamosan kell végrehajtani.
A humánerőforrás-terv előkészítése például meg is előzheti, de akár követheti is a projekt kommunikációs tervének elkészítését.
Ez is bizonyítja, hogy a projekt-tervezés komplex feladat, mely egy párhuzamosan több szálon futó történethez is hasonlítható.

1.1. A projekt céljainak meghatározása (hosszú távú és közbenső célok meghatározása)

Az oktatási intézmény stratégiai céljainak megfelelően a menedzsmentnek döntést kell hoznia, hogy céljait projekteken keresztül valósítja-e meg. Az iskolavezetés támogatása jelentősen megkönnyítheti, hogy egy adott célra projektet lehessen megvalósítani.
A magyar iskolai környezetben ez a fázis általában alulról felfelé történik, vagyis a lelkes tanárkollégák kezdeményeznek egy projektet, amelyet azután az iskola vezetése is támogat. Ez alól bizonyos esetekben kivételt képezhetnek az egész intézményt érintő, ún. intézményfejlesztési projektek, melyek az iskolavezetés kezdeményezésére indulnak be. Ilyen projekt lehet például egy nagyobb infrastrukturális beruházás. Oktatási projektek esetében természetesen minden projektnek vannak jól elkülöníthető pedagógiai céljai, melyek az adott projekttől függnek. E célok meghatározása legalább annyira fontos, mint a projekt általános céljaié.

1.2. A projekt hatásának/eredményeinek meghatározása

A projekt-célok precíz meghatározását követi a projekt eredményeinek és hatásának definiálása. "Eredményeken" már a projekt alatt vagy közvetlenül utána értékelhető elemeket értjük - például egy konferencia megszervezését, könyv kiadását stb. -, míg "hatásnak" a közvetetten jelentkező, a közép-, illetve hosszú távú célok megvalósulásához kapcsolódó elemeket nevezzük. Erre példa lehet a tanulók toleranciaszintjének növekedése a kisebbségekkel szemben. Ez a projekt végső értékelése miatt fontos. Ha mérhető eredményeink és hatásaink vannak, akkor mind a magunk, mind a külvilág számára könnyen tudjuk majd értékelni azokat.
Amikor a projekt eredményeit próbáljuk meghatározni, érdemes a projekt céljait lefektető dokumentumot magunk elé rakni, és ez alapján felállítani az eredményeket.
A hatások és eredmények definiálásakor fontos, hogy meghatározzuk azon konkrét értékelési és nyomonkövetési szempontokat, melyek alapján az eredményeket mérni fogjuk. Sokat segíthet majd az értékelési folyamatban, ha az ún. mérföldköveket (eseményeket) is megjelöljük, melyeknek biztosan be kell ahhoz következniük, hogy a projekt jó úton haladjon.

1.3. A projekt részletes feladat- és időtervének elkészítése

A projekt részletes feladattervén azon lépéssort értjük, melyek a megvalósítás szakaszában szükségesek. Érdemes meghatározni kulcsfeladatokat, és azokat további alfeladatokra bontani. Ez a lista a feladatok megnevezése mellett, azok optimális sorrendjét és idejét is tartalmazza.

Az alábbi példában természetesen csak a fő feladatokat soroltuk fel, melyeket még további részekre lehetne bontani.

Egy hetes angliai tanulmányút diákok és tanárok számára

Projekt - elem Időpont Felelős
Az iskolai projekt résztvevői között a feladatok elosztása 1-2. hét Iskolavezetés, koordináló tanár
Részt vevő diákok kiválasztása 2-3. hét Iskolavezetés, koordináló tanár, a projekt résztvevői
Partnerrel történő egyeztetés 4-10. hét Iskolavezetés, koordináló tanár, a projekt résztvevői
Utazás és szállás megszervezése 10-20. hét Iskolavezetés, koordináló tanár
Tanulmányút lebonyolítása 1 hetes időtartam Iskolavezetés, koordináló tanár, a projekt résztvevői
Eredmények feldolgozása 22-25. hét Iskolavezetés, koordináló tanár, az iskola minden résztvevője
A projekt értékelése 25-30. hét Iskolavezetés, koordináló tanár, az iskola minden résztvevője

A feladatterv elkészítése után érdemes az egyes feladatok mellé határidőket is rendelni, valamint meghatározni, hogy melyik feladathoz mennyi időre lesz az adott munkatársnak szüksége.
Az időterv elkészítésénél érdemes időtartalékot hagyni az egyes feladatok megvalósítására, mert előfordulhat, hogy valamilyen ok miatt a terv végrehajtása időben elcsúszik.
Az időterv elkészítésénél érdemes külön figyelni a feladatok különböző szintjeire:

1.4. A projekt pénzügyi tervének és a pénzmozgások időtervének (cash flow) elkészítése

A pénzügyi tervben a projekt megvalósításához szükséges összegeket tüntetjük fel. Fontos, hogy a projekt egészét lássuk, és a költségeket a valóságnak megfelelően becsüljük meg. A pénzügyi tervben is érdemes 10-15%-ot tartalékolni az esetleges előre nem látott kiadásokra. Az egyes kiadásokat és bevételeket időben is ütemezni kell, az esetleges likviditási gondok elkerülése céljából.
Fontos: a projekt pénzügyeit egy ember tartsa kézben!

Az alábbi kategóriákat csak útmutatásul szántuk, hiszen minden egyes pályázatnál mások lehetnek a ténylegesen felmerülő igények:

  1. Személyi kiadások (bérköltségek, szakértői díjak - itt a különféle járulékokkal és adókkal is kalkulálni kell)
  2. Dologi kiadások (olyan költségek, amelyek a megvalósítás dologi részéhez kapcsolódnak)
1.5 A projekt humánerőforrás-tervének elkészítése

A projekt humánerőforrás-tervének elkészítése nélkülözhetetlen a projekt professzionális megvalósításához. Csak egy ilyen terv elkészítésekor derülnek ki azon alapinformációk, hogy például milyen típusú emberekre lesz szükségünk, akik nélkül projekteket tervezni és megvalósítani lehetetlen.
Az emberi erőforrás-terv elkészítésekor határozzuk meg, hogy az elvégzendő feladatok mennyi és milyen munkát igényelnek:

  1. hány főből áll a projekt-team,
  2. kinek milyen felelősségei és hatáskörei vannak
  3. ki kinek tartozik beszámolási kötelezettséggel
  4. kinek milyen konkrét feladatai lesznek,
  5. kinek mennyi idő áll rendelkezésre az adott feladatra.
1.6. A projekt kommunikációs tervének elkészítése

Fontos, hogy a kommunikáció formáit és időbeliségét rögzítsük. A kommunikáció kapcsán beszélhetünk belső és külső kommunikációról.

Belső kommunikáció

A belső kommunikáció célja, hogy a projekt-csoporton belül az információáramlás folyamatos és zökkenőmentes legyen. Ennek felelőseit a humánerőforrás-tervben lehet rögzíteni.
Lehetséges módszerek: rendszeres projektértekezletek, belső jelentések, tájékoztató anyagok írása.

Belső kommunikációnak tekinthető az iskolán belüli kommunikáció is, amelynek kézben tartására érdemes a projekt-team egyik tagját kijelölni.

Lehetséges módszerek:

  1. prezentációk tartása
  2. tájékoztató anyagok rendszeres szétküldése az iskolában, amelyben összefoglaljuk a projekt eseményeit/eredményeit
  3. faliújság használata stb.
Külső kommunikáció

A külső kommunikáció célja, hogy a projekt céljáról, tartalmáról és eredményeiről a külvilág is értesüljön. Ez az ismertség további erkölcsi és anyagi támogatás és új projekt-lehetőségek forrása lehet.

Eszközei:

A külső kommunikációra a projekt költségvetésében külön keretet kell biztosítani.

1.7. Kockázatelemzés

Mielőtt a projekt megvalósítási szakaszába átlépnénk, érdemes elgondolkozni azon, hogy melyek a projekt lehetséges buktatói, milyen veszélyeztető tényezőkkel kell számolnunk a megvalósítás szakaszában. Elképzelhető például, hogy a projekt célja olyan információk gyűjtése, amelyek nyilvánosságra hozatala egy bizonyos gazdasági csoport érdekeit sérti, és amely az információkat nem bocsátja az intézmény rendelkezésére. Ebben az esetben a projekt megvalósítása komoly nehézségekbe ütközik.

2. A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSA

2.1 A feladattervben meghatározott feladatok végrehajtása és a folyamatkövetés (monitoring)

A megvalósítás szakaszában a konkrét projekttől függ, hogy milyen tartalmi feladatokat (adott esetben pedagógiai, készségfejlesztési) vagy egyéb feladatokat kell elvégezni. Tartalomtól függetlenül minden projekt megvalósítása esetében betartandók a következők:

  1. a feladattervben leírtak folyamatos figyelemmel kísérése
  2. amennyiben bármilyen változás történik (idő, pénz), alkalmazkodni kell a változásokhoz.
A projekt megvalósítása során a projektvezető felelőssége, hogy folyamatosan figyelemmel kísérje a projekt alakulását. Időről időre érdemes külön időt szakítani az alábbiakra:
  1. a feladatok teljesítésének felülvizsgálata (megvalósult-e, tartotta-e a felelős az időtervet)
  2. a projekt pénzügyi állásának felülvizsgálata.
2.2. A projekt dokumentálása

3. A PROJEKT ÉRTÉKELÉSE-ZÁRÁSA

3.1. A projekt értékelése

A projekt befejezését követően nagyon fontos, hogy a projektet a megfelelő módon értékeljék. A projekt hosszúságától függően érdemes rendszeres értékelést folytatni, mert így folyamatosan figyelemmel kísérhetjük a projekt megvalósulásának alakulását. A rendszeres értékelések alapját képezik a projektről készített beszámolónak is. Az értékelés két alapvető dologra irányulhat:

Az értékelés több szempontból is kiemelten fontos: Az értékelési fázisnak a projekttervezésben, illetve a projektben világosan el kell különülnie. Az értékelésnek alapvető feltétele, hogy a tervezésnél mérhető eredményeket és hatásokat nevezzünk meg, mert ezek alapján lehet majd a projekt eredményességét értékelni. A konkrét számokban való mérhetőség minden esetben megkönnyíti az értékelő feladatát, de ez nem jelenti azt, hogy a projekteket csak mennyiségi mutatók alapján lehet értékelni. Léteznek egyéb értékelési szempontok is, melyekről a projekt vezetőinek a tervezési fázisban érdemes dönteni.

Az alábbi értékelési formákat a teljesség igénye nélkül említjük:

  1. Irányított beszélgetés
    Ezzel az eszközzel a projekten dolgozó munkatársak munkája értékelhető. Célja, hogy felmérje, hogy a belső forrásokat a lehető leghatékonyabban használták-e fel. A beszélgetés során pontosan összeállított kérdéssorra válaszolnak a munkatársak. Fontos, hogy e beszélgetések baráti hangvételűek legyenek, a munkatársak ne érezzék fenyegetőnek.
  2. Fókuszcsoport
    A fókuszcsoport egy adott téma, illetve témacsoport strukturált megbeszélésére szolgál. Ez az értékelési mód mind a menedzsment, mind a szakmai célok értékelésére is alkalmas, és átmenetet képez a belső és külső értékelés között, mivel a beszélgetést egy külső, a projekten nem dolgozó (optimális esetben az intézményen kívül álló) személy moderálja.
    Erre mindig az adott program végén kerül sor, oly módon, hogy a program-menedzsment egy képviselője vagy egy külső, neutrális személy egy kéthasábos flip-chart táblán rögzíti, mit tartottak a résztvevők a program erősségeinek, illetve, hogy melyek voltak azok az összetevők, amelyek változtatásra szorulnak. A vélemények összegyűjtésére ötletbörze formájában kerül sor.
3.2. A projekt zárása

Fontos, hogy projektet, annak értékelését követően a megfelelően elkészített projektdokumentációval együtt zárjuk le, ha lehetőség van rá, az elektronikus anyagokat archiváljuk. A projekt finanszírozóját, annak fő külső-belső részvevőit is érdemes tájékoztatni a projekt befejeződéséről.

A projektzárás fontos technikai eleme a záróbeszámoló és a pénzügyi elszámolás elkészítése.

Amennyiben a projekt megvalósításának nem képezte részét, úgy a projekt során született eredmények bemutatása, terjesztése is része lehet a projektzárás folyamatának. Ennek számos formája létezik: disszeminációs rendezvény, sajtótájékoztató, kiállítás, a produktum postázása/bemutatása szakmai fórumokon stb.